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Cómo tomar la decisión para renovar la flota vehicular de una empresa

Decidir cuándo renovar una flota vehicular, no es una decisión sencilla pero sí hay señales que son importantes identificar para evitar que la compañía se dirija hacia una ola de gastos innecesarios que se pueden evitar a tiempo.

Estos indicadores de que se debe cambiar la flota están normalmente inmersos en el concepto del costo total de propiedad o TCO, (tema que abordamos en el video anterior https://www.isuzucr.com/video-blog/), en el cual se  contemplan todos los costos de la flota de un vehículo durante toda su vida útil, no solamente en el precio del exhibición  o el precio de reventa sino también todos los costos de mantenimiento o reparaciones y, algunos costos  que no son necesariamente cuantificables, como temas relacionados con la imagen de la compañía.

El experto MBA M.Sc. Ing. Marco Arias Vargas, consultor internacional de empresas y profesor universitario, con amplia experiencia gerencial en puestos de gerencia general, explica que se debe considerar un cambio cuando ya tenemos mucho tiempo de usar la flota actualmente y notamos que el precio de reventa en el mercado esta cayendo más de lo que esperábamos, cuando tenemos incrementos fuertes en los costos de mantenimientos y en reparaciones. “También se debe considerar cuando la estrategia de la compañía nos guía hacia una renovación, por ejemplo, un cambio de imagen, entonces hay que entrar en una renovación. Otro indicador pudiese ser que estemos teniendo más frecuentemente vehículos varados con condiciones negativas, no solo representa costos directos sino también de imagen para la compañía”, detalló el asesor.

Unir los datos con la jerarquía analítica

Para decidir cuando hacer una renovación y seleccionar a quién comprarle los vehículos nuevos existen muchos métodos, por ejemplo, cuando llega a determinado kilometraje, o cuando transcurra cierta cantidad de años ¿ya debo cambiarlo?, Arias aclara que los años son un método sencillo pero no es el adecuado por que las condiciones son muy cambiantes, “los vehículos que componen la flota también son muy distintos entre sí; dependiendo de su uso y de muchas otras variables. Sin embargo, cuando ya tengo que hacer reparaciones, cuando ya son temas más costosos y más delicados, en ese momento ya puedo pensar que debo cambiarlo, aunque puede ser que ya sea demasiado tarde, entonces tampoco es un método adecuado” asegura el experto.

Trabajar con el TCO que incluye el ciclo de vida del producto y todos los costos durante la vida útil, es lo más adecuado y más aun si logramos involucrar el TCO dentro de un proceso que contemple el consenso de las opiniones de los distintos gerentes que toman las decisiones, que ponderemos los criterios que vamos a utilizar, es decir, un proceso que le llamamos jerarquía analítica. Es un proceso combina los factores que la gerencia decide incorporar y los prioriza. ¿Cuáles factores son más importantes que otros para la toma de decisiones?

El ingeniero detalla que la jerarquía analítica es un procedimiento con una metodología que evita que nos estemos contradiciendo y es muy común encontrar ciertas contradicciones cuando estamos en un grupo tomando decisiones; pero el procedimiento nos guía a hacerlo de una manera que no tengamos esos problemas.

Arias indica que “Los factores se priorizan, por ejemplo, el costo que tiene el producto, el costo de mantenimiento, la experiencia que hemos tenido en el pasado con esa misma marca, la imagen que tiene esa marca en cuanto a la confiabilidad. Todos esos son factores que se pueden incorporar en la metodología, porque permite incorporar factores cuantificables como precios, costos, gastos; a otros factores no tan cuantificables como es la experiencia, la imagen. Se pueden cuantificar los dos, se priorizan y después para cada indicador se evalúan las opciones de los proveedores que me estén ofreciendo”.

Al final, todo eso se combina, lo que tengo al final es el listado de los proveedores que me están ofreciendo venta de la flota, acomodados de una manera analítica que me dice: este es el primero que deberíamos usar, y en todo caso de no ser así este otro. Esto nos permite, tomar una decisión más informal. Al fin y al cabo, la decisión es un tema definitivamente más ligado a la estrategia y al criterio de las personas. Pero este tipo de metodología, contar con todos datos, nos ayuda a esa toma de decisiones. Los factores comunes para incluir dentro de estos análisis son: los precios, todo lo que tiene que ver con precios de adquisición, precio de reventa, costos de mantenimiento, costos de reparaciones, imagen, obsolescencia tecnológica, impacto ambiental, experiencia de la compañía en la cual estamos comprando. Finalmente, todo eso se combina, es decir, TCO y su ciclo de vida, con las opiniones de los tomadores de decisiones.